Afinlife Insurance Company, Limited (代表執行役 會長 社長 最高經營責任者 Dirk Ostijn) 報告本公司為進一步提升銷售人員通路之合規風險管理體制所做的努力。 為支持各會員公司能真誠面對每一位客戶,並持續履行社會使命,日本生命保險協會於2023年2月公布了「關於進一步提升銷售人員通路合規風險管理體制之著眼點」(以下稱「著眼點」)。此後,協會亦持續進行各項追蹤,並透過新增各公司的新措施案例等方式更新「著眼點」的內容。 本公司為貼近客戶,讓客戶能長久安心,致力於提供真正需要的商品與服務。同時,我們將合規視為重要的經營課題,以持續信守對客戶長期的承諾。今後,我們將持續秉持「以客戶為中心」的原則,進一步提升合規風險管理體制。 以下將依據「著眼點」,報告本公司至今為止的努力情況。 ■本公司的努力情況 1. 合規風險管理體制 「合規風險管理體制」係指構築業務營運基礎的組織體制及企業文化的形成等。為回應銷售人員通路以客戶緊密信賴關係為特徵與優勢,並持續提供不變的安心感,必須整備並維持健全的合規風險管理體制,包括理念與價值觀的共享、以及構築能執行有效管控措施的堅強組織體制等。 (1)經營團隊的態度與主導性角色 本公司訂定了「合規基本方針」,將合規體制的建立與持續強化定位為經營的最重要課題,並明確記載了董事會等經營團隊的角色與責任。 經營團隊透過各種委員會(如非金融風險管理委員會、風險管理委員會等)及部會,考量包含公司業務營運及人事制度在內的整體商業模式所衍生的風險,並積極參與與提升業務品質相關的各項措施。 (2)銷售組織中管理者的角色(支社長、營業據點長等) 針對銷售組織管理者,透過規章等明確其責任與權限,並由各銷售組織制定合規計畫,執行與合規相關課題的改善行動。 (3)為建立更佳企業文化所做的努力 以公司整體合規及內部管理體制、狀況等的風險分析與評估結果為基礎,每年制定具體的實踐計畫「合規計畫」,以因應業務課題,並強化合規體制。 合規計畫的執行狀況及各項合規課題的監控與分析結果等,定期向非金融風險管理委員會報告。此外,合規風險管理部門定期確認與追蹤計畫的制定與執行狀況,並將新的課題反映於實踐計畫中進行營運。 同時,為掌握企業文化及對公司重要的主題,定期實施「My Voice Survey」(員工意識調查)及以合規為重點的「合規意識調查」,將組織的健全性量化後,以部門為單位進行回饋,並實施各項措施以培養更佳的企業文化。 (4)構築三線管理體制 在考量並納入公司整體業務營運與商業模式的風險後,依據本公司所倡導的「以客戶為中心」的經營方針、Our Value、行動規範,以及各項合規相關方針與規章,透過各種委員會及部會進行報告與審議,並向員工宣導,同時以「三道防線」*為基礎,構築全公司的風險管理體制。 本公司在第一道防線的立場上,設置了負責保險招募管理的主要部門,持續管理本公司及本公司銷售人員等的體制;從第二道防線的立場,由合規風險管理部門從量化與質化兩方面監控保險招募管理部門,並從客觀立場提供相關建議,透過早期發現保險招募相關課題、以及再發防止措施,致力於預防與減少不當事件與事故。 *三道防線 第一道防線— 全業務執行部門及全體職員 第二道防線— 風險管理部門、合規風險管理部門 第三道防線— 稽核部門 2. 合規風險的評估 「合規風險的評估」係指適切評估公司事業固有風險及應防止的不當事件的影響度與頻率等。在建構與各風險相符的適當體制的合規風險管理思維中,要求各公司能依據銷售人員通路特徵及公司自身特性等進行風險評估。 為解決合規課題,並提升包含企業倫理在內的合規意識,我們進行公司整體合規及內部管理體制、狀況等的風險分析與評估。 合規計畫的執行狀況及各項合規課題的監控與分析結果等,定期向非金融風險管理委員會報告。此外,合規風險管理部門定期確認與追蹤計畫的制定與執行狀況,並將新的課題反映於實踐計畫中進行營運。 3. 合規風險的控制措施整備與實施 「合規風險的控制措施整備與實施」係指基於管控環境及風險評估,與合規風險管理相關的具體管控措施的努力。為防止銷售人員通路的不當行為,要求整備並實施強固的管控措施,同時考量前述風險評估的結果。 (1)業務規則的明確化 在「不當事故處理規程」中,明確列出禁止行為,如「與客戶間的金錢、有價證券或其他有價物之借貸、寄存、出資等」、「介紹、斡旋金融商品或其他投機性商品等」、「職員間的金錢借貸」等,並將其列為不當事故處分的對象。 為在日常業務執行中遇到判斷困難時提供指引,我們編製了考量管理部門、銷售部門等職務層級及銷售通路特性的「合規手冊」,並使其隨時可供參照。 為提醒外部相關人士注意,我們將本公司銷售人員已廢止直接收取客戶金錢的處理方式、禁止投資斡旋等事項刊載於網站上,並在向既