隨著人才爭奪戰日益激烈及工作方式的多元化,人事部門被賦予的角色也日益擴大。同時,人事人員的業務日益複雜,提升生產力與效率成為重要課題。以「透過貼近人性的合理化,讓世界更自由、更富裕。」為願景,致力於提升日本商業生產力的ゴウリカ株式會社(總公司:東京都澀谷區,代表取締役:岡本 賢祐,以下簡稱ゴウリカ)針對任職於日本大企業(員工數1,000人以上)的商務人士,實施了「工作時間使用與生產力調查」。本次調查結果聚焦於人事職務,探討其工作時間使用與生產力的實際情況。 調查結果顯示,人事部門的業務時間中,有52.5%被非核心業務佔據,其中「專業例行性業務」的比例高達29.0%,是所有調查職務中最高的。另一方面,46.8%的人事職務認為專業例行性業務「本應標準化並產生相同結果」,顯示許多業務仍有效率化與標準化的空間。 此外,83.5%的人事職務感受到專業例行性業務的「學習・修正成本」,而87.5%的管理職表示希望增加部下的核心業務時間,這也反映出對現有業務負荷的高度課題意識。 在此背景下,61.9%的人事職務認為削減專業例行性業務需要「機制化」。進一步地,81.3%的人表示「委託給專家或外部工具更為合理」,79.1%支持將業務切割給專業團隊,顯示出對利用外部資源與技術提升業務效率的高度期待。 從這些結果可見,人事部門強烈認知到,為減輕專業例行性業務的負擔並轉向核心業務,標準化、機制化及外部運用是必要的。 ■本次調查結果摘要 ・人事職務的專業例行性業務比例最高,業務時間半數以上為非核心業務 人事職務的業務時間中,52.5%為非核心業務,其中專業例行性業務佔29.0%,為所有調查職務中最高。調查揭示了人事部門除了應專注的策略性業務外,仍花費大量時間在其他事務上。 ・約6成人事職務認為專業例行性業務可標準化 46.8%的人事職務回答,專業例行性業務「本應標準化並產生相同結果」。若包含「無需特殊技能,只要花時間任何人都能完成的業務」,則高達63.3%,顯示許多業務有標準化與效率化的空間。 ・超過8成人事職務感受到學習・修正成本,87.5%的管理職希望增加核心業務時間 83.5%的人事職務表示,在專業例行性業務中會產生查詢資料或重複作業等「學習・修正成本」。此外,87.5%的人事管理職希望增加部下的核心業務時間,顯示減輕專業例行性業務負擔是重要的課題。 ・人事部門對機制化・專家運用・外部資源運用抱有高度期待 61.9%的人事職務認為,削減專業例行性業務需要「機制化」。進一步地,81.3%的人表示「委託給專家或外部工具更為合理」,79.1%支持將業務切割給專業團隊,顯示人事部門強烈傾向於透過利用外部資源與技術來提升效率,而非將所有業務攬在身上。 本次調查結果顯示,人事部門面臨專業例行性業務負擔與學習・修正成本的巨大挑戰,同時也強烈傾向於透過標準化、機制化及外部運用來解決。在對人力資本經營的期待日益增高的同時,為了讓人事部門能更專注於策略性業務,效率化專業例行性業務與最適當的業務分擔,已成為重要的議題。 各業務定義(本次調查分類) 【1】半數以上工作時間為非核心業務 人事職務相較其他職務,專業例行性業務比例最高 分析商務人士的工作時間構成後,「核心業務」佔48.8%、「專業例行性業務」佔25.7%、「例行性業務」佔25.5%。將「專業例行性業務」與「例行性業務」合計的非核心業務佔51.2%,揭示了約半數工作時間花費在非應專注的高附加價值業務之外。 若聚焦於人事職務,「核心業務」佔47.5%、「專業例行性業務」佔29.0%、「例行性業務」佔23.5%。雖然非核心業務總體比例為52.5%,與整體平均(51.2%)差異不大,但「專業例行性業務」的比例是所有調查職務中最高的。 從職務別來看,銷售職的「核心業務」最高,為56.2%,非核心業務僅佔43.8%。另一方面,經營企劃職的核心業務與非核心業務幾乎均衡,各佔50.4%與49.6%,企業行銷職的非核心業務則佔52.6%,過半數。職務間的業務構成有所差異,其中人事職務的專業例行性業務比例尤其突出。 【2】46.8%的人事職務認為專業例行性業務應「標準化」 全職務最多 詢問商務人士對目前進行的「專業例行性業務」的認知,結果顯示「因個人經驗或公司人脈才能進行的高度專業性業務」佔36.6%、「本應標準化並產生相同結果的業務」佔40.0%、「無需特殊技能,只要花時間任何人都能完成的業務」佔23.4%。若將「本應標準化並產生相同結果的業務」與「無需特殊技能,只要花時間任何人都能完成的業務」合計,則有63.4%的專業例行性業務被認為可標準化。 聚焦於人事職務,「本應標準化並產生相同結果的業務」的回答比例為46.8%,是所有職務中最高的。若包含「無需特殊技能,只要花時間任何人都能完成的業務」(16.5%),則約6成的專業例行性