专门从事于贸易领域并进行客制化系统开发的株式会社サンプランソフト（总公司设立于：爱知県名古屋市），近期为一家专门经营母婴与儿童相关用品的知名连锁店——株式会社赤ちゃん本舗（其总公司位于：大阪府大阪市），成功提供了该公司开发的贸易管理系统「TRADING」。 长久以来，赤ちゃん本舗在处理对台湾的出口业务时，一直面临着船务相关文档制作流程负担沉重，以及整体业务运作过度依赖特定承办人员的严峻困境。通过导入这套名为「TRADING」的先进系统，该公司不仅成功实现了出口业务流程的「去属人化」，也达成了作业流程的全面标准化。更显著的成效是，制作船务文档所需花费的时间，与过往相比，成功地缩短至仅仅只有原先的五分之一。 ## **1. 导入背景：阐述使用 Excel 制作船务文档所带来的沉重负担与业务属人化问题** 在过去的作业模式中，举凡商业发票（INVOICE）以及装箱单（PACKING LIST）等关键的船务文档，均是依赖 Microsoft Excel 软件来进行手动制作。然而，由于该公司经手的库存单位（SKU）数量极为庞大，连带导致明细项目也相当繁杂，使得数据的转记与手动输入作业必须耗费大量的宝贵时间，并且过程中也时常发生因人为疏忽所造成的错误。再加上后续为了修正错误或重新制作文档所投入的额外应对措施，使得要制作出一份完全正确的文档，必须投入极其巨大的工作时数。在这样的情况持续之下，如何有效提升业务效率并彻底减少错误，已然成为该公司一项刻不容缓的紧急任务。 另一方面，由于长久以来出口业务仅由单一名员工独立负责，这种情况直接导致了船务文档的制作流程呈现高度的「属人化」，也就是说，整个业务流程完全依赖于该名特定的承办人员。随着对台湾出口的合作店铺数量、商品品项以及 SKU 总数的持续增加，每当承办人员发生职务异动时，要在紧凑的业务交接过程中，同时确保文档输出的品质稳定，变得异常困难。显然，传统的单人作业体制已经濒临其所能负荷的极限。因此，公司决定借由这次导入全新贸易管理系统的契机，期望能同时达成业务效率化与作业流程标准化的双重目标。 **【导入的具体背景因素】** * 为了解决使用 Excel 手动制作船务文档所带来的巨大工作负担，并根除过程中频繁发生的人为操作错误。 * 期望能彻底摆脱因为业务高度属人化，而导致整个作业流程过度依赖单一员工的脆弱体制。 * 致力于创建一个全面标准化的作业体制，使其能够灵活且稳定地应对未来可能发生的承办人员变动。 ## **2. 为何选择サンプランソフト公司及其「TRADING」系统：基于其对业界的深刻理解所提出的专业提案，以及极具弹性的套装软件方案** 「TRADING」系统之所以能够在众多方案中脱颖而出并获得高度评价，不仅仅是因为它本身就是一个完整涵盖了所有贸易业务所需内核功能的强大套装软件，更关键的一点在于，它能够非常灵活地应对企业提出的客制化修改需求。在评估阶段，我们便得以清晰地预见，诸如维护专为海外出货所使用的特定数据、以及将各式各样的船务文档进行批量全自动化制作等关键需求，都能够通过这套系统顺利实现。基于以上评估，我们最终判断，这个系统确实有能力彻底解决长期困扰我们的属人化、人为错误以及整体效率低下等内核课题。 此外，由サンプランソフト公司指派的、对贸易业务具备深刻知识与丰富经验的业务代表及系统工程师（SE）所提供的专业服务，在整个沟通协调的过程中，我们几乎从未听过他们说出「这个做不到」这样的话语。其细心周到、巨细靡遗的技术支持，让我们从一开始就对其抱持着高度的信赖感。我们深切地认为，在系统导入项目中，上游阶段（如需求访谈与定义）的应对品质，将会直接且深刻地影响到后续系统正式激活与长期稳定运营的成败。因此，我们判断从最初的需求定义、系统开发、功能测试，一直到系统正式激活后的维运阶段，我们都能够完全安心地将这项重责大任托付给他们。值得一提的是，即使在导入后，当我们提出问题或需要支持时，他们的回应速度也相当迅速确实，对此我们感到非常满意。 ## **3. 「TRADING」系统的导入具体成效：成功实现出口业务的去属人化、显著提升船务文档制作效率、并有效确保文档品质** ### **实现业务流程的去属人化，成功创建一个能够从容应对未来业务扩展与承办人员变动的稳健机制** 通过全面导入「TRADING」系统，我们终于成功地消除了过往那种高度依赖特定资深员工的脆弱体制。这次的系统导入，不仅成功地让我们的业务流程达成了前所未有的标准化，同时也创建了一套能够通过中央数据库，让所有相关人员都能轻易地共享与永久保存所有船务文档内容的全新体制。该系统操作接口设计得相当直观且易于上手，这一点也值得高度赞赏。总体而言，我们成功地构筑了一个全新的作业基础设施，它能够让我们在未来面对承办人员的更替，或是海外事业版图的扩展