随着新年度的到来，在与顾客接触点增加的同时，提升业务活动效率已成为重要课题。理光针对全国312名B2B业务人员进行的调查显示，行程安排不仅是单纯的行政工作，更是压缩业务活动时间、甚至导致错失商机的结构性问题。基于此背景，理光通过其行程安排平台「RICOH 商业云端：预约系统」，协助企业在顾客热度最高的时刻「实现商谈获取的最大化」，借此加速日本企业的业务数字转型（DX）。 每年120小时！行程安排严重压缩业务活动时间 在此次调查中，为了确定一次会议，需要往返「3次以上」电子邮件的人数高达56.4%，甚至有约15%的人需要往返「6次以上」。此外，有72.4%的人每天花费30分钟以上在处理行程安排、列出候补日期、发行会议URL等行政工作。若以每年240个工作日计算，相当于每年有120小时、约15个工作天的时间，全被浪费在「乔时间」的作业上。 不仅是时间损失，57.0%曾遭遇「商机流失」 更值得注意的是，其影响不仅止于时间的浪费。高达过半数（57.0%）的人表示，在等待行程安排回复的期间，曾遭遇「顾客热度下降」或「客户流失到竞争对手」等商机流失的经验。此外，调查的交叉比对也证实了一个趋势：在确定预约之前的邮件往返次数越多，经历商机流失的比例就越高。由此可见，行程安排的低效并非只是业务现场的小麻烦，而是直接影响商谈转换率的重大课题。 背后原因：过度依赖手工作业的行程安排 问题的背后，在于现今依然过度依赖手工作业的营运模式。调查也发现，大约每4人就有1人曾遭遇与行程安排相关的失误：26.9%「忘记发送提醒通知」、25.6%「行程联系内容有误」、23.4%「与顾客产生认知落差」。手动安排行程不仅增加了业务人员的负担，还可能损害与顾客间的信任，并影响促成商谈的机会。 业务现场的需求：「不让顾客等待的预约体验」 另一方面，业务现场期望的发展方向也变得清晰。高达69.6%的人认为，未来的业务活动需要「顾客在询问的瞬间，就能自行预约商谈时间的机制」。特别是那些强烈感受到商机流失痛点的业务人员，更倾向于认为需要即时预约的机制。不让顾客等待，当下就能促成商谈的体验，已成为提升业务成果的关键。 通过「预约系统」提升效率。不流失客户热度，将商谈最大化 针对这些课题，理光提供了「RICOH 商业云端：预约系统」，并预计在未来进一步强化该服务的功能。本服务能大幅缩短行程安排中的「等待时间」与「繁杂的手工作业」，将商谈获取最大化。 通常，从网络询问到商谈确定，需要经过「确认内容→分配负责人→确认行事历→提供候补日→等待顾客回复→登录行事历→发行会议URL」等耗时数日的沟通，而在这段期间，顾客最高昂的热度（关注度）往往已经冷却。 本服务的新功能「表单功能」消除了这个时间差。它实现了一种机制：在顾客送出网络表单后，系统会直接显示空闲行事历，让顾客立即完成商谈预约。此外，通过活用表单的「条件分支功能」，系统可以自动筛选出符合企业目标条件的高品质潜在客户，并引导他们进行行程安排。 借此，这不仅仅是单纯的业务效率化，更能确保在顾客热度达到巅峰的时刻，确实创造高品质的商谈机会（防止商机流失）。只要使用Google帐号即可当天激活，这份便利性也是其一大特色。 将业务从行政工作中解放，打造专注于本职的环境 业务人员真正应该注重的，不是调整候补日期或发行URL等行政工作，而是加深对顾客的了解，以及提升提案品质的活动。调查显示，如果行程安排和行政工作自动化并省下时间，有29.8%的人希望将时间用于「跟进现有客户」，22.1%用于「深入准备提案」，13.1%用于「增加商谈数量」。理光致力于将业务人员从行政作业中解放，打造能让他们专注于内核业务的环境。