【案例公开】TOPPAN株式会社导入ailead。活用AI回馈功能，将每月24小时的人才培训工时缩减至1小时

Q: TOPPAN导入ailead具体解决了哪些问题？

TOPPAN解决了会议和商谈信息共享与利用不足、对话与记录同时进行导致讨论品质下降，以及会议后回顾和培训耗费大量工时的问题。

Q: ailead的AI回馈功能如何促进人才培训？

它创建了一个让成员自行回顾商谈内容并找出改进点的机制，将经理的培训工时从每月24小时减少到1小时。

Q: ailead如何通过TOPPAN严格的安全标准？

它获得了ISO/IEC 27001（ISMS）认证，确保数据在国内环境中得到妥善管理，且客户数据不会用于AI学习，这些都是关键的评估点。

开发并提供对话数据AI平台「ailead（エーアイリード）」的株式会社ailead（总公司：东京都港区，代表取缔役：杉山大干，以下简称「本公司」）宣布，公开TOPPAN株式会社（总公司：东京都文京区，代表取缔役社长：大矢谕，以下简称TOPPAN）导入本公司服务的案例文章。 确认案例文章 TOPPAN株式会社的ailead应用案例 ■ 导入ailead的背景 TOPPAN生活・产业事业本部SX推进中心，随着事业扩大，内外部会议和商谈数量不断增加。在服务推广阶段，每天进行多次会议和会谈已成为常态，难以确保足够时间整理、共享和回顾对话内容。 最初，会议后会手动制作会议记录，但随着数量增加，业务负担加重，导致对话数据无法充分利用。 原本应该用于改进和培训的信息，却停留在整理和确认阶段，这也成为一个课题。在这样的背景下，TOPPAN开始考虑导入一个能够高效整理和回顾会议内容，并准确利用对话数据的平台。 因此，TOPPAN考虑导入一个不仅能记录会议内容，还能结构化对话数据，并高效进行回顾、改进和下一步行动设计的平台。ailead因其能一贯运行文本转录、摘要，以及AI分析和回馈等功能而受到好评，最终决定导入。 ■ 导入ailead前的课题 课题① 会议・商谈信息共享和利用不及时，业务负担增加 随着事业扩大，内外部会议和商谈增加，每天进行多次会议的情况持续。结果，难以确保足够时间整理和共享会议内容，导致应对滞后。准确记录信息并在相关人员之间共享的负担不断累积，提高了整体业务负担。 课题② 同时要求对话和记录，难以提高讨论品质 在会议或商谈中，为了不遗漏发言内容而过于专注于笔记。结果，无法充分理解讨论的流程和重点，有时会议结束时未能掌握对话的本质。 课题③ 会议后的回顾和培训耗费大量工时 虽然也利用了网络会议工具的录像功能，但为了确认所需内容，需要从头开始观看，导致会议后的回顾耗费大量时间。因此，会议内容无法充分利用，难以链接到下一步行动或改进。 此外，经理为了掌握成员的演示文稿和商谈内容并提供回馈，需要亲自参与或事后确认，这导致培训耗费大量工时。尽管希望进行细致的培训，但无法分配足够时间成为一个课题。 ■ ailead应用重点 重点① 会议・商谈数据从记录到回顾的一贯化机制 TOPPAN生活・产业事业本部SX推进中心，通过ailead录制内外部会议和商谈，并利用自动文本转录和摘要功能，高效整理和回顾会议内容。这消除了会议后刷新内容的需要，可以在短时间内准确确认所需信息。 此外，会议中无需专注于记录工作，营造了可以专心于讨论或商谈本身的环境。这不仅减轻了业务负担，还创建了更容易将会议・商谈数据链接到下一步行动的体制。 重点② 活用AI回馈，以成员为主体的回顾和培训 活用ailead的AI回馈功能，创建了成员自行回顾商谈和演示文稿内容，并掌握改进点的机制。通过根据内部评估观点设计提示词，可以获得符合实际业务的回馈，实现了经理无需个别参与或确认即可进行培训的运作。同时，将商谈数据作为知识累积和共享，也有助于防止销售知识的个人化。 重点③ 通过严格的安全标准，扩大至包含外部商谈的全面应用 导入云端服务时，需要对机密信息处理和数据管理体制进行严格的安全检查。ailead导入初期仅限于内部使用，但由于ailead团队逐一应对多项安全检查项目，成功通过了内部标准，并于2024年4月起将应用范围扩大到与外部的商谈和会议。这使得ailead能够以符合实际业务的方式应用，包括外部商谈的记录和回顾。 ailead已取得信息安全管理系统国际标准ISO/IEC 27001（ISMS），数据在国内环境中得到妥善管理。此外，客户数据不会用于AI学习的设计也受到好评。通过这些努力，ailead通过了TOPPAN严格的安全审查，能够支持与外部客户的商谈录像和分析。 ■ ailead应用成果 成果① 缩减会议・商谈后的整理・回顾工时，提高业务效率 导入ailead后，会议或商谈后的内容整理和确认负担大幅减轻。自动文本转录和摘要功能使得可以在短时间内掌握所需信息，提高了日常业务效率。 此外，会议中无需专注于记录工作，营造了可以专心于讨论或商谈本身的环境。 成果② 成员培训・回馈工时从每月24小时缩减至1小时 过去，经理需要参与成员的演示文稿或商谈，或事后确认录音・录像后提供回馈，每月约需24小时的培训工时。通过活用ailead的AI回馈功能，并创建了成员自行完成回顾的运作，经理已转变为每月一次约1小时的确认会议即可掌握整体情况的体制。 成果③ 将节省的时间再投资于知识共享和提升组织绩效的活动 通过工时缩减所节省的时间，现在可以投入到过去未能充分进行的活动，例如商谈回顾和知识共享。具体而言，TOPPAN正在从ailead录制的商谈中提取模范案例，并将其作为知识共享以强化内部销售。a

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