## 打造审计强韧组织：保险代理机构深化「存证管理」体系整备 专注于企业数据与AI应用的AI Data株式会社，其子公司LegalData株式会社发布了一项案例，介绍了位于大阪的综合保险代理机构「株式会社Better Support」导入简易数字鉴识工具「EASY Forensics」的成果。 随着保险公司对代理机构的审计日益严格，此案例作为一家主动创建「具备说明力管理体系」的典范，受到了业界关注。 ### 背景：保险代理机构面临的信息管理体系变迁 近年来，保险行业整体的合规意识提升，监督准则亦趋严格。保险公司对代理机构的审计频率与深度不断增加，代理机构现在必须具备「保留审计轨迹」并在「审计时能进行说明」的能力。 这种环境变化并非仅限于大型代理机构。无论规模大小，信息管理与工作流程的可视化与标准化，已成为左右代理机构经营稳定性的关键。 ### 课题：有规则却缺乏「可运作机制」 株式会社Better Support尽管认识到审计应对与信息管理的重要性，但仍面临以下挑战： - 缺乏在审计时能提出客观证据的体制。 - 客户信息管理过度依赖特定业务人员，难以进行组织级管控。 - 工作流程存在高度个人化，在可拷贝性与一致性上存在缺失。 问题的内核在于：不仅需要制定规则，更需要打造一套真正能实际运作的机制。 ### 措施：从「存证」转向「以证说明」的体制 通过活用LegalData的「EASY Forensics」，公司创建了基于以下三点的信息管理体系： 1. 强化存证管理的可靠性（防止窜改） 引入自动生成哈希值（Hash）的窜改检测机制。锁定数据保存时间点，建构能客观证明数据从取得时起未遭窜改的环境。 2. 顾客信息管理的组织化 通过本地端（Local）闭环运作降低信息外泄风险。借由标准化保存进程与明文规范管理流程，成功过渡至不再依赖特定个人、实现组织化管理的体制。 3. 确立具备可拷贝性的工作流程 通过将证据保存进程手册化并自动生成报告，实现了无论由谁处理都能达到相同品质的体制。在审计时，能够将「处理进程」与「证据」成套提出。 ### 导入效果 导入EASY Forensics后，确认了以下成效： - 提升了存证管理的可靠性，使审计说明更加顺畅。 - 推动了工作流程的标准化，摆脱了对个人的过度依赖。 - 降低了应对审计的人力成本与财务负担。 - 体系整备后，提升了来自内外部的信任感与安心感。 ### 未来展望 LegalData株式会社将持续向保险代理机构、中小企业以及各类专业服务人士推广「EASY Forensics」，持续协助其强化信息管理体系与内部控制。 公司将继续大力支持各项将审计应对从「负担」转化为「经营优势」的行动。