早上8点，工厂里最先运转的不是「机器」，而是「传真机」。 一家生产钻石工具、约有20名员工的工厂。经营企划室的部长负责从制造到销售、订单处理等所有事务。这家工厂收到的订单中，80%来自传真，20%来自电子邮件。他们与100到200家业务伙伴合作，订单格式超过100种。 「我们每天至少收到30份订单，有时甚至超过100份。由于这些订单都是制造商或批发商以专有格式发送的，我们必须逐一核对内容，然后手动输入系统。」 有些订单甚至手写在传真封面页上。有时会标注图纸编号以说明规格，但通常没有。20年来累积的图纸编号近1万个。重复订单大约只有一半，其余的每次都需要确认。 这种情况绝非这家工厂独有。在我们产品开发过程中对超过15家公司进行的用户访谈中，无论行业如何，都反复出现了相同的结构性问题。一家纸箱制造业的销售行政人员每月处理2,000份订单。一家服装制造商的销售行政团队每天手动输入50到100份采购订单。一家波纹管制造商的销售技术部门每年处理20,000份订单。在所有这些工作场所，订单的入口都是传真和手动输入。 根据经济产业省的委托调查（2019年），日本约有76%的中小型企业使用传真进行订单处理。尽管工业4.0、智能工厂、制造业数字转型等华丽词汇层出不穷，但订单的入口仍然是「纸本」。 为什么传真订单挥之不去？通过访谈发现的，是无法仅仅归结为「IT素养问题」的结构性原因。 访谈中揭示的「传真挥之不去」的五个结构性原因 原因1：客户持续使用传真 一家总部位于大阪的服装制造商的销售行政人员表示： 「我们的客户从大型家居中心到直接运送到建筑工地的小客户都有。大多数订单都是通过传真收到的。在新冠疫情爆发前，我们因应数字化法规停止了纸本打印，但最终我们仍然是在屏幕上查看PDF数据，然后手动输入系统。」 在制造业供应链中，由于业务关系，分包商极难要求客户「停止使用传真」。在访谈中，普遍听到的声音是：「我们的地位比业务伙伴弱，所以只能配合对方的方式。」 订单处理的数字化无法由一家公司单独完成。除非包括业务伙伴在内的整个生态系统发生变化，否则一家公司单独转向数字化是没有意义的。这是制造业数字转型中最深层次的瓶颈。 原因2：中小型制造业缺乏合适的EDI 在大型企业之间的订单处理中，EDI（电子数据交换）已广泛普及。然而，中小型制造业的情况则不同。 以三重县一家波纹管制造商（199名员工）为例，其每年20,000份订单中，约40%通过EDI，其余60%仍是模拟方式——传真和电子邮件订单处理持续进行。使用EDI的业务伙伴仅限于部分OEM客户，大多数伙伴则单独发送专有格式的订单。 即使在钻石工具制造商，也只有一家公司通过EDI发送订单。其超过100家业务伙伴几乎都通过传真发送专有格式的订单。让所有业务伙伴导入统一标准的EDI系统，实际上几乎不可能。 结果，「可以接收任何格式的传真」讽刺地持续作为最通用的订单基础设施运作。 原因3：导入成本与「现场认可」 在访谈中，也有一些公司正在推进生产管理系统的导入。钻石工具制造商在两个月前导入了Technoa公司的TECHKS，目前正在进行主数据注册工作。 「决定性因素是它可以在云端运行，无需服务器。我们的规模较小，没有余力设置专职IT人员。」 然而，他们并未使用订单处理系统或AI OCR等功能。导入主要集中在订单处理和销售管理，尚未充分利用所有功能。中小型制造业的营业利润率通常为3%至5%。在有限的预算内进行系统投资，只能从效果明显的地方逐步推进。 原因4：少量多样生产阻碍数字化 少量多样制造业具有与大量生产型工厂根本不同的复杂性。 新潟县一家纸箱制造业的销售行政人员每月处理约2,000份订单。