RAKUVISA株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役：木本佑史、以下「RAKUVISA」）は、株式会社ウィルオブ・ワーク（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：村上秀夫、以下「ウィルオブ・ワーク」）における、在留資格申請支援プラットフォーム「RakuVisa」の導入事例インタビューを公開しました。 左からウィルオブ・ワークの相原氏、横田氏、RAKUVISAの木本、石山 ウィルオブ・ワークは、東証プライム市場上場企業である株式会社ウィルグループのグループ会社として、人材派遣・紹介予定派遣事業、業務委託・請負運営事業、人材紹介事業、コンサルティング事業、外国人就労支援事業などを展開する総合人材サービス企業です。 取材に応じたのは、ウィルオブ・ワーク グローバルマネジメントサービス事業部で特定技能分野の事業運営を担う、営業部 部長の横田氏と、戦略推進部 マネジメントサポートグループリーダーの相原氏です。 導入の背景、社内での意思決定、全国拠点への展開、そして「効率化」だけでは語れないRakuVisa導入の意義について、現場と事業運営の両面から話を聞きました。 「便利だから」ではなく、「正しく進めるため」に システム導入と聞くと、業務削減や時短が主な目的として語られることが少なくありません。しかし、ウィルオブ・ワークがRakuVisaに求めた価値は、そこだけではありませんでした。 担当者は、導入の狙いについて次のように話します。 「今回重視したのは、効率化よりもコンプライアンスです。誰がいつ、どの情報を登録し、どのように確認が進んだのか。それが記録として残ることに、大きな意味があると考えています」 在留資格申請に関わる支援業務では、外国人本人、雇用企業、登録支援機関、行政書士など、複数の関係者が関与します。特に支援人数が多く、拠点も複数にわたる企業にとって、申請までの経緯や役割分担を後から説明できる状態にしておくことは、今後ますます重要になります。 ウィルオブ・ワークが選んだのは、少しでも楽をするためのシステムではなく、正しく進め、その記録を残すための基盤でした。 行政書士法改正を見据え、早期に運用を見直し 導入検討の大きな契機となったのが、行政書士法改正への対応でした。 すでに多くの外国人材を支援していた同社にとって、在留資格支援に関わる運用を見直すことは、一部門だけの変更ではありません。全国の拠点、複数の担当者、既存の業務システム、連携する行政書士とのやりとりまで含めた、全社的な運用変更となります。 「多くの方を支援している状況でしたので、運用に支障を出すわけにはいきませんでした。だからこそ、早い段階で現行フローを見直し、顧問弁護士にも相談しながら、役割分担をより明確にした運用へ移行する必要があると考えました」 当初、同社では、自社で必要な仕組みを構築することも検討していました。行政書士と適切に連携し、記録を残しながら申請支援を進める。そのための運用設計を、自社の既存システムを活用しながら組み立てようとしていたといいます。 その検討の中で出会ったのが、RakuVisaでした。 「最初は、こうした仕組みがあること自体を知りませんでした。行政書士の先生と連携しながら、適切に申請支援を進める方法を自分たちで作ろうとしていたところ、RakuVisaで実現できることを知りました。記録も残りますし、既存業務との接続もできる。それなら使った方がよい、という判断になりました」 決め手は「記録が残ること」 数ある選択肢の中で、RakuVisa導入を後押しした最大の理由は何だったのでしょうか。担当者の答えは明確でした。 「やはり、記録・証跡が残ることです。アナログな運用だと、後から経緯を確認するために、メールやファイルを一つずつ探さなければならないことがあります。システム上で一元管理されていれば、誰が何をしたのかを確認しやすい。そこは非常に大きいと感じました」 RakuVisaでは、申請に関する情報入力や確認の履歴をシステム上で管理できます。登録支援機関が担うのは、支援業務の過程で把握した本人・所属機関に関する事実情報の提供です。その内容を踏まえて、申請人から受任した行政書士が専門的な観点から内容を精査し、申請人本人および所属機関との面談・確認を経たうえで、申請書類の作成および申請手続きを行います。 登録支援機関と行政書士、それぞれが担うべき役割を分けたうえで、同じシステム上で連携できること。それが、ウィルオブ・ワークにとって大きな安心材料となりました。 既存システムとの連携が、全社導入の現実性を高めた もう一つ、導入判断において重要だったのが、既存の業務システムとのデータ連携です。 ウィルオブ・ワークでは、すでに多くの外国人材に関する情報を自社シ