リーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：平井 智之）は、化学・素材業界における監査・内部統制対応を対象とした「監査資料管理テンプレート」の提供を開始した。 本テンプレートは、同社が提供するM&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」の導入企業を対象とした支援メニューであり、化学・素材メーカーが直面する監査対応資料の整備・管理・開示に関わる実務課題を体系的に支援するものである。 背景 化学・素材業界は、製造プロセスの複雑性、規制対応の多様性、そして多岐にわたるステークホルダーとの情報共有という観点から、資料管理・内部統制の難度が高い業界のひとつである。 なぜ資料管理が難しいのか 化学・素材メーカーでは、製品の安全性・品質保証に関わる試験データ、製造記録、環境規制への対応資料など、法令・規制に基づいて保管・管理が義務付けられる文書が多岐にわたる。これらは製品ライフサイクルを通じて更新・改訂が繰り返されるため、版管理の煩雑さが生じやすい。 なぜ情報共有が課題になるのか 内部監査・外部監査・第三者認証機関・規制当局など、複数の関係者に対して、適切な範囲の資料を適切なタイミングで開示する必要がある。一方で、製造ノウハウや配合情報といった機密性の高い情報が含まれるケースも多く、開示範囲の管理が実務上の大きな負担となっている。 どのような関係者が関与するのか 内部監査部門・法務部門・品質保証部門・環境安全部門・経営層に加え、外部の会計監査人・認証機関・規制当局・取引先など、関与する関係者は多層にわたる。それぞれに対して異なる開示範囲・アクセス権限を設定する必要があり、属人的な運用では対応が困難になりやすい。 どのような情報統制が必要なのか 監査対応においては、資料の真正性・完全性・追跡可能性の担保が求められる。誰がいつどの資料を閲覧したかの記録、資料の差替・更新履歴の管理、Q&Aのやり取りの記録など、プロセス全体を通じた情報統制の仕組みが必要となる。 こうした背景を踏まえ、リーガルテック株式会社は化学・素材業界の監査・内部統制対応に特化したテンプレートを整備し、導入企業への提供を開始した。 監査資料管理テンプレートの主な内容 項目 内容 資料分類 監査種別（内部監査・外部監査・規制当局対応等）ごとの資料カテゴリ設定 権限設計 部門別・関係者別のアクセス権限レベルの定義（閲覧・ダウンロード・編集等） 開示段階管理 監査フェーズ（準備・実施・報告・フォローアップ）に応じた資料開示範囲の設定 閲覧範囲管理 内部関係者と外部関係者（監査法人・認証機関等）の閲覧範囲の分離管理 閲覧ログ確認 誰がいつどの資料を閲覧したかの記録・確認機能の活用指針 Q&A管理 監査人からの質問・指摘事項と対応状況の記録・管理フロー 差替管理 資料の修正・差替時における旧版の保管と変更理由の記録ルール 版管理 資料の改訂履歴・バージョン管理の運用基準 ステータス管理 各資料の対応状況（未対応・対応中・完了・承認済等）の可視化フロー 対象資料例 資料カテゴリ 具体例 品質保証資料 製品試験記録、品質管理基準書、不適合品対応記録 環境・安全資料 化学物質管理台帳、環境法令対応記録、安全データシート（SDS） 製造・技術資料 製造工程記録、設備点検記録、製造指図書 財務資料 原価計算資料、棚卸資産評価資料、設備投資関連資料 契約資料 取引先との基本契約書、秘密保持契約書、原材料調達契約書 知財資料 特許出願・登録資料、技術ライセンス関連資料 監査資料 内部監査報告書、是正措置記録、外部監査対応資料 取締役会資料 内部統制報告関連資料、リスク管理報告資料 想定利用シーン １．定期内部監査の準備対応 監査実施前に、部門ごとの対象資料を分類・整理し、監査チームへの開示準備を体系的に進める場面。 ２．外部監査法人への資料提供 会計監査・品質認証審査において、監査法人や認証機関に対して必要な資料のみを安全に開示する場面。 ３．規制当局・行政機関への対応 化学物質規制や環境法令に関わる当局対応において、提出資料の管理と開示履歴の記録を行う場面。 ４．内部統制評価（J-SOX対応） 財務報告に係る内部統制の評価プロセスにおいて、証跡資料の整備・管理・提示を行う場面。 ５．是正措置・フォローアップ管理 監査で指摘された事項に対する是正措置の実施状況を、関連資料とともに記録・追跡する場面。 ６．グループ会社・関係会社への展開 親会社の内部監査部門が、グループ各社の監査対応状況を横断的に把握・管理する場面。 ７．M&A・事業統合時のデューデリジェンス対応 買収対象企業の品質・環境・財務に関わる監査資料を、関係者に段階的に開示する場面。 リーガルテックVDRによる支援 本テンプレ