株式会社invox（本社：東京都新宿区、代表取締役：横井 朗）が開発・運営する「invox経費精算」において、承認待ちのデータがある場合に承認者へメールで通知する「承認リマインドメール機能」の提供を開始しました。 本機能により、経費精算の承認待ちが滞留している場合に、あらかじめ設定した条件に応じて承認者へ通知できます。経理担当者による個別の確認・催促の手間を減らし、月末月初の締め処理や支払処理をよりスムーズに進められるよう支援します。 本機能の提供を開始した背景 経費精算業務では、申請内容の確認や承認が期日までに完了しないことで、月末月初の締め処理や支払処理に影響が出る場合があります。 特に、複数部門・複数拠点で承認フローを運用している企業では、承認待ちの状況を経理担当者が個別に確認し、承認者へ催促する作業が発生しやすくなります。こうした確認・催促業務は、経理担当者の負担になるだけでなく、対応が属人化する原因にもなっていました。 このような課題を解決するため、invox経費精算では、指定条件に合致する承認待ちデータがある場合に、承認者へメールで通知する「承認リマインドメール機能」の提供を開始しました。 本機能は、ワークフロー機能を利用可能なプランに搭載された標準機能です。 機能概要 「承認リマインドメール機能」は、指定条件に合致する承認待ちのデータがある場合に、承認者へメールで通知する機能です。 通知条件は、各社の締め日や運用ルールに合わせて設定できます。たとえば、毎月特定の日付や月末、指定した営業日、承認待ちになってから一定日数が経過したタイミングなどで通知することが可能です。 これにより、経理担当者が承認状況を都度確認して個別に催促する負担を減らし、経費精算業務の停滞防止を支援します。 主な設定方法は以下の通りです。 営業日指定 土日祝日を除く平日の営業日単位で通知タイミングを設定できます。 日付指定 毎月の特定日や月末など、日付を指定して通知できます。 経過日数指定 対象ステップが承認待ちになってからの経過日数を指定し、指定した日数を超過した場合に通知できます。 条件設定は最大10個まで登録可能です。 ▽操作や設定の詳細は、下記のヘルプページをご覧ください。 承認リマインドメール機能を設定する 特に以下のような企業に適しています 経費精算の承認待ちが滞留し、月末月初の締め処理に影響が出ている企業 経理担当者が承認者へ個別に確認・催促している企業 複数部門・複数拠点で承認フローを運用している企業 承認状況の確認や催促が属人化している企業 人員を増やさずに、経費精算業務を標準化・効率化したい企業 今後の展開 「承認リマインドメール機能」は、今後は他のinvoxシリーズにも順次展開し、シリーズ横断で承認ワークフローの停滞防止を支援していく予定です。 invoxは今後も、経理業務をはじめとするバックオフィス業務の省力化と生産性向上に繋がる機能開発に取り組んでまいります。 invox経費精算 について invox経費精算（https://invox.jp/expense/）は、経費精算の申請や承認、原本提出など紙のやりとりを電子化して、領収書や交通費の入力・確認作業を自動化する、業界最安水準のクラウド型経費精算システムです。多様な業種・事業形態に対応し、経費処理の迅速化とテレワーク対応を支援します。 【主な特長】 ・領収書はAI OCRで自動データ化し、手入力を削減 ・交通費は経路検索から登録可能で、定期区間の考慮にも対応 ・入力ルール設定や自動仕訳生成で、申請ミスと差し戻しを防止 ・クラウド上で申請・承認・保存が完結、スマホ操作にも対応しテレワークに最適 ・電子帳簿保存法・インボイス制度に標準対応 株式会社invox について 株式会社invoxは「事業を通じて子どもたちが生きる未来を明るくする」ことを目指し、経理業務の自動化を通じて蓄積したデータを活用して事業価値を向上する「invox」シリーズを開発・運営しています。 創業当初から「値上げしない方針」を貫き、価格を抑えて誰もが気軽に利用できるソリューションの提供により社会全体の生産性を高め、豊かで持続可能な社会の実現を目指しています。 【私たちが目指すこと】 事業を通じて子どもたちが生きる未来を明るくする 【私たちの取り組み】 「価値ある時間を増やし、豊かな社会をつくる」 価格を抑え、どなたでも気軽に利用できるソリューションの提供を通じ 生産性を高めて価値ある時間を増やし、豊かな社会の実現を目指します。 「環境負荷の軽減と再生に取り組み、持続可能な社会をつくる」 事業者の脱炭素経営を推進するソリューションの提供による環境負荷の軽減、 環境再生の支援を通じ、持続可能な社会の実現